Thực hiện chương trình chuyển đổi số Quốc gia, xây dựng chính quyền số trên địa bàn xã. Trong công tác chuyển đổi số, hiện nay đã và đang triển khai mạnh mẽ việc chứng thực bản sao điện tử. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho người dân, cũng như doanh nghiệp.
1.Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?
Chứng thực điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ trên bản chính dưới dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.
Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
Bạn có thể đặt lịch hẹn hoặc đăng ký chứng thực bản sao điện tử từ bản chính thông qua cổng Dịch vụ công quốc gia. Bạn cần có tài khoản dịch vụ công để đăng nhập.
2. Những tiện ích khi sử dụng bản sao điện tử chứng thực từ bản chính: Đối với người dân, doanh nghiệp: Việc chứng thực bản sao điện tử giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi thực hiện thủ tục. Người dân có thể thực hiện ngay tại nhà với thiết bị kết nối internet. Ngoài ra, bản sao chứng thực điện tử được ký số và đóng dấu giúp bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin, có thể tái sử dụng nhiều lần để tiết kiệm chi phí. Với một bản sao chứng thực điện tử, người dân có thể sử dụng được cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau.
Đối với Cơ quan: Việc thực hiện quy trình cấp bản sao chứng thực sẽ giúp đảm bảo đầy đủ thông tin, thống nhất về hình thức. Ngoài ra, cán bộ, công chức tiếp nhận bản sao cũng dễ dàng kiểm tra tính chính xác của thông tin, giải quyết thông tin cho các thủ tục tiếp theo. Ngoài ra, việc sử dụng chung dịch vụ trên cùng một nền tảng Cổng Dịch vụ công Quốc gia còn giúp tăng tốc độ xử lý và tiết kiệm chi phí đầu tư, xây dựng dịch vụ.
3. Những lưu ý khi thực hiện chứng thực điện tử
Dưới đây là một số lưu ý khi cá nhân, tổ chức thực hiện chứng thực điện tử.
Thứ nhất, bạn phải có tài khoản dịch vụ công quốc gia. Nếu chưa có, bạn có thể đăng ký tài khoản online bằng số điện thoại chính chủ (đã được đồng bộ trên thẻ CCCD/app VNeID) qua Cổng DVC quốc gia, bạn chọn “Đăng ký” và làm theo hướng dẫn.
Thứ hai, trước khi làm thủ tục chứng thực điện tử, cá nhân, tổ chức có thể đặt lịch hẹn trước với Cơ quan nhà nước có thẩm quyền để thực hiện chứng thực. Trường hợp đặt lịch hẹn, cá nhân/tổ chức đăng nhập vào Cổng dịch vụ công quốc gia và chọn Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực và đặt lịch.
Thứ ba, khi thực hiện chứng thực điện tử, cá nhân/tổ chức mang bản gốc giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan đến Cơ quan có thẩm quyền để yêu cầu chứng thực điện tử. Sau đó, cá nhân/tổ chức nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại nơi thực hiện chứng thực.
Thứ tư, có 02 cách để trả kết quả chứng thực điện tử. Một là, bản sao điện tử đã chứng thực sẽ được đồng bộ về tài khoản Cổng dịch vụ công quốc gia. Hai là, gửi về email cho người đăng ký theo email do người đăng ký cung cấp.
- Chi phí chứng thực: 2.000 VNĐ/trang, từ trang thứ 3 trở đi, phí là 1.000 VNĐ/trang. Tối đa không quá 200.000 VNĐ/bản chứng thực (Trang để tính thu phí là trang của bản gốc).
- Thời hạn giải quyết: Cơ quan chứng thực sẽ tiếp nhận yêu cầu ngay trong ngày nếu cá nhân/tổ chức gửi yêu cầu trước 15h. Nêu sau 15h, thời gian tiếp nhận yêu cầu là trong ngày làm việc tiếp theo.
Trường hợp yêu cầu chứng thực từ nhiều loại bản chính khác nhau, bản chính có nhiều trang, số lượng bản sao nhiều, văn bản phức tạp… thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm nhưng không quá 02 ngày làm việc, hoặc có thể kéo dài hơn tùy theo thỏa thuận với cá nhân/tổ chức yêu cầu chứng thực.
Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc quá thời hạn trả kết quả quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
Thứ năm: Yêu cầu với bản chính, giấy tờ cần chứng thực điện tử như sau:
- Bản chính phải nguyên vẹn, không được tẩy xóa, sửa chữa hoặc thêm bớt nội dung. Bản chính không được cũ nát, hư hỏng. Bản chính được đóng dấu mật của Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc ghi rõ không được sao chụp sẽ không được chứng thực.
Ngoài ra, các bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức, nội dung kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa, xuyên tạc lịch sử của nước ta, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức cũng không được chứng thực bản sao. Các loại giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận của Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cũng sẽ không được chứng thực.
- Trường hợp văn bản gốc do các Cơ quan, nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài cung cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định trước khi thực hiện chứng thực điện tử.
- Trừ trường hợp: Cá nhân được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước ta là thành viên hoặc theo nguyên tắc “Có đi, có lại”. Các giấy tờ khác như: Hộ chiếu, CCCD, thẻ thường trú, cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp hoặc các bảng điểm đi kèm… do nước ngoài cấp cho cá nhân thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi thực hiện chứng thực điện tử từ bản chính.
Trên đây là hướng dẫn chứng thực điện tử nhanh chóng từ bản chính. Chứng thực điện tử là một thủ tục quan trọng để đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của các thông điệp dữ liệu điện tử. Với những ưu điểm vượt trội so với phương pháp truyền thống, chứng thực điện tử đang dần trở nên phổ biến, được nhiều người dân lựa chọn. Việc nắm vững cách thức thực hiện và các quy định liên quan sẽ giúp Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thiện thủ tục nhanh chóng, thuận lợi.
Rõ ràng, với ứng dụng nền tảng công nghệ số đã làm thay đổi thói quen trong việc giao dịch hành chính của người dân cũng như công chức tiếp nhận hồ sơ và giải quyết. Mặc dù vẫn còn nhiều khó khăn hạn chế trong việc triển khai, nhưng để phổ cập người dân sử dụng một cách rộng rãi việc chứng thực điện tử cần có sự vào cuộc các cấp, các ngành và sự tin tưởng, ủng hộ của người dân trong việc đẩy mạnh chia sẻ, sử dụng chung dữ liệu điện tử để phục vụ giải quyết các thủ tục hành chính trên nhiều lĩnh vực, hướng tới chính quyền số, xã hội số và công dân số trên địa bàn xã./.
Tác giả bài viết: Phạm Thị Nghĩa